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Letztes Update: 15. April 2019

Einführung

WEX setzt sich nachdrücklich für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein. In der vorliegenden Mitteilung wird erläutert, wie WEX die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitstellen, zu Zwecken der Personalbeschaffung sammelt und speichert. Der Begriff „personenbezogene Daten“ bezieht sich auch auf „persönliche Daten“. WEX ist der Verantwortliche für die Daten, die Sie über diese Website bereitstellen.

Die Begriffe „WEX“, „wir“ und „uns“ beziehen sich auf WEX Inc. und unsere Tochtergesellschaften, die eine Stelle ausgeschrieben haben, auf die Sie sich bewerben. Jede Tochtergesellschaft ist eine separate, juristische Person. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/1309108/000130910819000020/wex20181231ex211.htm.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die uns von Ihnen oder von Dritten (wie Ihren derzeitigen oder früheren Arbeitgebern) zur Verfügung gestellt wurden. Bei der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten ist es unser Grundsatz, nur das zu erfassen, was wir benötigen, und offenzulegen, warum und wie wir personenbezogene Daten verarbeiten. Wir können personenbezogene Daten, die uns zur Verfügung gestellt werden, für einen der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke oder wie zum Zeitpunkt der Erfassung angegeben verwenden. Die Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, kann je nach Rechtsprechung und dem geltenden Recht variieren.

Indem Sie Workday nutzen und uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen haben. Sofern Ihre Zustimmung nach geltendem Recht erforderlich und gültig ist, stimmen Sie der Erfassung, Verwendung und Weitergabe dieser personenbezogenen Daten, einschließlich aller vertraulichen persönlichen Daten, gemäß dieser Datenschutzerklärung durch WEX und Drittparteien zu. Workday, und andere im Auftrag von WEX handelnde Dritte, sind verpflichtet, personenbezogene Daten zu schützen. Lesen Sie bitte die Datenschutzbestimmungen von Workday unter https://www.workday.com/en-us/privacy.html.

Die Erhebung Ihrer Daten

Um uns bei der Einstellung von Mitarbeitern und Ihrer Bewerbung auf eine Stelle bei WEX zu unterstützen, erheben wir Ihre personenbezogenen Daten. Wenn Sie sich bei Workday anmelden, um mit Ihrer Bewerbung auf eine Stelle bei WEX fortzufahren, werden Sie um die Angabe von Daten gebeten (einschließlich Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Ihrer akademischen und beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen usw.).Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung teilen Sie möglicherweise noch weitere Daten zu Ihrer Person mit uns, z. B. ein Foto oder zusätzliche biografische Daten. Wir werden diese Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und in der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Weise verwenden und verarbeiten.Sofern andere Websites in ihren Nutzungsbedingungen eine Zustimmung zum Import ihrer Daten erforderlich machen, erklären Sie sich damit einverstanden, diese Zustimmung einzuholen, bevor Sie diese Daten zu Workday importieren.

WEX kann zusätzliche Daten anfordern und/oder Ihre persönlichen Daten überprüfen, indem es sich an Ihre Referenzen, Ihre(n) Referenten(in) und andere Dritte wendet.

WEX kann auch Daten über Sie aus öffentlich zugänglichen Informationsquellen sammeln. Nach geltendem Recht kann WEX auch Hintergrundprüfungen, Strafregisterprüfungen und -beurteilungen durchführen und diese Daten während des Einstellungsprozesses verwenden und speichern.

Die Daten, die Sie WEX über Workday jetzt und in Zukunft zur Verfügung stellen, werden von oder im Auftrag von WEX zu Zwecken im Zusammenhang mit der gegenwärtigen oder zukünftigen Beschäftigung bei WEX gespeichert und verarbeitet.

Sensible personenbezogene Daten/besondere Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen Ihrer Bewerbung bei WEX können Sie uns vertrauliche personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, die häufig auch als besondere Kategorien personenbezogener Daten bezeichnet werden (durch Beantwortung von Fragen oder als Teil Ihrer Bewerbung, Ihres Lebenslaufs oder auf andere Weise). Wenn Sie vertrauliche personenbezogene Daten angeben, tun Sie dies freiwillig und erklären sich damit einverstanden, dass diese Daten von WEX wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben und gemäß den geltenden Gesetzen verwendet werden. (Sensible personenbezogene Daten können beispielsweise Informationen zu Ihrer ethnischen Herkunft oder Zugehörigkeit, politischen Meinungen, religiösen Überzeugungen, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Strafregistern, körperlicher oder geistiger Gesundheit, biometrische Daten oder sexueller Orientierung enthalten.) WEX fordert Sie nicht dazu auf, vertrauliche personenbezogene Daten zu Ihrer Person durch Workday zu übermitteln, es sei denn, die Erfassung dieser Daten ist nach geltendem Recht erforderlich.

Durch das Hochladen und/oder Übermitteln solch sensibler personenbezogener Daten an WEX geben Sie Ihr Einverständnis für die Datenverarbeitung durch WEX zum Zwecke der Ausführung des jeweiligen Mandatsverhältnisses und geben damit Ihr Einverständnis gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen.

Aktualisierung und Zugriff auf Ihre Daten

Es liegt in Ihrer Verantwortung uns Ihre personenbezogenen Daten akkurat mitzuteilen und uns über Änderungen zu informieren. Sie können jederzeit auf Ihr Workday-Profil zugreifen, um Ihre personenbezogenen Daten zu überprüfen oder zu aktualisieren.

Verwendung Ihrer Daten

Alle personenbezogenen Daten, die Sie über Workday übermitteln, werden WEX zur Verfügung gestellt und offengelegt. Sie können auch anderen mit WEX verbundenen Unternehmen zu Rekrutierungs- und Einstellungszwecken zur Verfügung gestellt und offengelegt werden. Diese Offenlegung erfolgt in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen von Workday. Lesen Sie bitte die Datenschutzbestimmungen von Workday unter https://www.workday.com/en-us/privacy.html.

WEX und andere Tochtergesellschaften von WEX, mit denen Ihre personenbezogenen Daten geteilt werden, können Ihre personenbezogenen Daten, soweit gesetzlich zulässig, für einen oder alle der folgenden Zwecke verwenden:

  • Verwaltung Ihrer Bewerbung(en) auf ausgeschriebene Stellen, Bewertung Ihres Profils für offene Stellen im gesamten WEX-Netzwerk und Verwaltung Ihres Bewerberprofils;
  • Bewertung Ihrer Eignung zur Einstellung (einschließlich der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zur Durchführung von Hintergrundprüfungen);
  • Versenden von E-Mails für Benachrichtigungen und andere Ankündigungen, um zusätzliche Informationen einzuholen oder zum Zwecke anderweitiger Belange bezüglich Ihrer Kandidatur;
  • Durchführung statistischer Analysen und Berichte, z. B. in Bezug auf die Nutzung von Workday, demografische Analysen von Kandidaten, Berichte über WEX-Rekrutierungsaktivitäten und Analysen von Kandidatenrekrutierungskanälen, sofern dies gesetzlich zulässig ist;
  • Verwaltung und Wartung von Workday sowie die Kommunikation mit Ihnen darüber; und
  • in Bezug auf andere Zwecke, für welche Sie Ihre Daten an WEX freigegeben haben.

Sollten Sie ein Mitarbeiter von WEX oder eines anderen, mit WEX verbundenen Unternehmens werden, können alle personenbezogenen Daten, die Sie über Workday mit uns geteilt haben, im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung verwendet werden, soweit dies nach den geltenden Gesetzen zulässig ist.

Die in dieser Datenschutzbestimmung beschriebenen Verarbeitungsaktivitäten sind im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um eine Anstellung sowie den berechtigten Interessen von WEX an der Führung eines Unternehmens und der Mitgliedschaft im WEX-Netzwerk erforderlich.

Datenspeicherung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, als notwendig erachtet wird (einschließlich der gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen). Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, kann WEX die Daten, die Sie WEX über Workday zur Verfügung gestellt haben, für einen angemessenen Zeitraum aufbewahren und verwenden, um etwaige, im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung auftretende Probleme zu lösen, Sie in Bezug auf andere Beschäftigungsmöglichkeiten zu kontaktieren oder zur Verwendung für legitime Geschäftszwecke von WEX. Wir können Ihre personenbezogenen Daten in Fällen, in denen gesetzliche oder behördliche Aufbewahrungsfristen gelten, und um unsere Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen, für längere Zeiträume aufbewahren.

Wann und wie wir personenbezogene Daten und Verarbeitungsorte weitergeben

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn uns dies gesetzlich gestattet ist. Wenn wir personenbezogene Daten übertragen oder weitergeben, richten wir vertragliche Vereinbarungen und Sicherheitsmechanismen ein, die unseren Datenschutz-, Vertraulichkeits- und Sicherheitsstandards sowie den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

WEX ist Teil eines globalen Netzwerks mit Unternehmen auf der ganzen Welt. Ihre personenbezogenen Daten können im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung für eine Anstellung und anderen legitimen Geschäftszwecken an andere Tochtergesellschaften von WEX übertragen und offengelegt werden. Infolgedessen werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise außerhalb des Landes, in dem Sie sich befinden, übertragen und gespeichert. Dies umfasst Länder und Regionen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sowie Länder oder Regionen, in denen keine Gesetze zum besonderen Schutz personenbezogener Daten bestehen. Eine Liste der Länder und Regionen, in denen sich WEX-Unternehmen befinden, finden Sie unter: https://www.wexinc.com/locations/.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des EWR erheben, erfolgt die Übermittlung außerhalb des EWR nur:

  • an eine(n) Empfänger(in) in einer Gerichtsbarkeit, die von der Europäischen Kommission als geeignet zum Schutz personenbezogener Daten anerkannt wurde (einschließlich der USA für die Weitergabe personenbezogener Daten an Organisationen in den USA im Rahmen des EU-US-Datenschutzschilds); oder
  • gemäß einer Vereinbarung, welche die EU-Anforderungen für die Übermittlung personenbezogener Daten an Datenverarbeiter oder Datenverantwortliche außerhalb des EWR abdeckt.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Parteien übermitteln:

  • andere WEX-Tochtergesellschaften

Wir können Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke (unter „Verwendung Ihrer Daten“) an andere WEX-Tochtergesellschaften weitergeben. Einzelheiten zu den Standorten der WEX-Tochtergesellschaften finden Sie unter https://www.wexinc.com/locations/.

  • Organisationen von Drittanbietern, die uns Anwendungen/Funktionen, Datenverarbeitung oder IT-Dienstleistungen bereitstellen

Wir setzen Drittparteien ein, um unsere internen IT-Systeme bereitzustellen, zu betreiben und zu verwalten. Zum Beispiel Anbieter von Informationstechnologie, cloudbasierte Software als Dienstleister, Identitätsmanagement, Website-Hosting und -Management, Datenanalyse, Datensicherung sowie Sicherheits- und Speicherdienste.

Die Drittanbieter können ihre eigenen Subunternehmer von Drittanbietern einsetzen, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben (Unterauftragsverarbeiter). Es ist unsere Richtlinie, nur Drittanbieter zu verwenden, die verpflichtet sind, ein angemessenes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit aufrechtzuerhalten, personenbezogene Daten nur gemäß den Anweisungen von WEX zu verarbeiten und diese Verpflichtungen an ihre Unterauftragsverarbeiter weiterzuleiten.

  • Sonstige Offenlegungen

Wir können personenbezogene Daten auch für andere Drittparteien offenlegen, um gesetzliche Bestimmungen einzuhalten und/oder wie anderweitig in dieser Datenschutzerklärung dargelegt.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch für Strafverfolgungs-, Aufsichts- und andere Regierungsbehörden sowie an Berufsverbände und andere Drittparteien offenlegen, wenn dies in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen oder Bestimmungen erforderlich ist oder von diesen verlangt wird. Dies schließt Offenlegungen außerhalb des Landes oder der Region ein, in dem/der Sie sich befinden. WEX kann Ihre personenbezogenen Daten auch überprüfen und verwenden, um festzustellen, ob eine Offenlegung erforderlich oder zulässig ist.

Europäische Datenschutzrechte

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum um eine Position bewerben, hängt unsere Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verwendung der oben beschriebenen personenbezogenen Daten von den betreffenden personenbezogenen Daten und dem spezifischen Kontext ab, in dem wir diese erfassen.

Wir erfassen Ihre personenbezogene Daten jedoch normalerweise nur mit Ihrer Einwilligung, da wir diese benötigen, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen (d. h. wenn wir ein Arbeits- oder Arbeitsverhältnis mit Ihnen eingehen) oder wenn die Verarbeitung in unserem berechtigten Interesse liegt und nicht von Ihren Datenschutzinteressen oder Grundrechten und -freiheiten außer Kraft gesetzt werden. In vereinzelten Fällen sind wir möglicherweise auch gesetzlich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu erheben, oder benötigen diese auf andere Weise, um Ihre oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen Person zu schützen.

Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten eine Reihe von Rechten. Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, diese zu berichtigen oder zu löschen, die Verarbeitung einzuschränken oder ihr zu widersprechen sowie unter bestimmten Umständen das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, was die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf Ihrer Einwilligung nicht beeinträchtigt.

Wenn Sie ein europäischer WEX-Bewerber sind, haben Sie auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir die Anforderungen der DSGVO in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten nicht erfüllt haben.

Wenn Sie sich für eine Stelle in den USA bewerben, ist WEX Inc. der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten. Wenn Sie Ihren Wohnsitz im Vereinigten Königreich, in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum haben oder sich für eine Stelle im Vereinigten Königreich oder in einem der Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums bewerben, ist die zuständige WEX-Tochtergesellschaft die Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, wenden Sie sich bitte an privacy@wexinc.com. Wir werden alle Anfragen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und innerhalb einer angemessenen Frist bearbeiten. Wir empfehlen Ihnen, Dokumente beizufügen, die Ihre Identität belegen und eine klare und genaue Beschreibung Ihrer Anfrage enthalten.

Wahlfreiheit

Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, WEX während des Einstellungsprozesses personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, und Sie können sich dafür entscheiden, einige der personenbezogenen Daten nicht für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke bereitzustellen. Abhängig von den Daten, die Sie möglicherweise ablehnen, können wir Ihre Bewerbung, Ihre Anfrage oder die notwendigen Schritte für Ihre Einarbeitung möglicherweise nicht bearbeiten.

Löschung

Um die Löschung Ihrer persönlichen Daten zu beantragen, wenden Sie sich bitte an privacy@wexinc.com.
Wenn Sie weitere Informationen zu den Datenverarbeitungsaktivitäten von WEX in Bezug auf Workday wünschen oder weitere Fragen haben, senden Sie bitte eine E-Mail an privacy@wexinc.com.

Tracking-Technologien

Wenn Sie die Rekrutierungs-Webseiten von WEX oder die Rekrutierungsbereiche unserer Website besuchen, kann WEX Ihre Aktivitäten, Interaktionen, Präferenzen, Transaktionsinformationen und andere Computer- und Verbindungsinformationen (wie die IP-Adresse) im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Websites und unserer Dienste feststellen.

Wir oder unsere Dienstleister verwenden möglicherweise Cookies und andere Technologien, die Cookies ähneln, wie z. B. Web Beacons, Tags und Skripts. Wir verwenden diese Technologien, um Ihren Zugriff auf unsere Rekrutierungs-Website zu authentifizieren.

Sicherheit

WEX hat allgemein anerkannte Standards für Technologie und Betriebssicherheit implementiert, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch oder Zerstörung zu schützen.

Insbesondere hat WEX geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um eine unbefugte oder rechtswidrige Weitergabe oder Verarbeitung personenbezogener Daten sowie den versehentlichen Verlust oder die Zerstörung oder Beschädigung personenbezogener Daten zu verhindern.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am oben genannten Datum geändert. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit aktualisieren, indem wir hier eine aktualisierte Version veröffentlichen. Die geänderte oder abgeänderte Datenschutzerklärung gilt ab diesem Überarbeitungsdatum. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um sich darüber zu informieren, wie wir Ihre Daten schützen.